Domiciliation d’entreprise : quelles sont les situations à prévoir ?

Au moment de déclarer son activité, un chef d’entreprise doit obligatoirement domicilier sa société, c’est-à-dire désigner l’adresse du siège social. Le dirigeant est libre de domicilier son entreprise à l’adresse de son choix. Cette étape est préalable à l’immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM). Ce choix ne doit pas se faire à la légère, car la domiciliation est une démarche stratégique importante.

Domiciliation d’entreprise : de quoi s’agit-il exactement ?

Par définition, la domiciliation d’entreprise est la démarche qui consiste à désigner une adresse officielle à l’entreprise. Les dirigeants ont la possibilité d’attribuer à leurs sociétés une adresse sociale différente de l’adresse administrative et du lieu d’exercice de l’activité. L’adresse de domiciliation ou l’adresse du siège social doit être unique, mais les adresses d’exercice peuvent être nombreuses.

Les chefs d’entreprises choisissent généralement une adresse de domiciliation différente du lieu de travail des collaborateurs et du siège administratif pour bénéficier d’une adresse sociale plus accessible et plus valorisante. La domiciliation est également une prestation proposée par des entreprises spécialisées et il n’est pas rare que ces prestataires proposent divers services annexes. Durant la vie d’une entreprise, il est possible que les dirigeants procèdent à un transfert de siège social et effectuent ainsi les formalités nécessaires.

Où domicilier son entreprise ?

Les dirigeants ont l’embarras du choix pour l’adresse de domiciliation de leur entreprise. Généralement, ce choix se porte sur l’une des options suivantes.

Domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle

En tant qu’entrepreneur individuel, vous pouvez désigner votre domicile personnel comme adresse sociale, à condition que :

• le bailleur ou le syndic a été informé de votre décision et ne s’y oppose pas,
• le contrat de bail, le règlement de copropriété et les règles d’urbanisme de la localité ne s’y opposent pas.

Si l’activité professionnelle est réalisée sur les lieux, le contrat d’assurance doit être mis à jour et adapté à la situation. Vous pouvez également choisir votre domicile comme siège social si vous êtes dirigeant d’une SARL ou d’une SAS. Si votre contrat de bail ou les règles d’urbanisme s’y opposent, vous pouvez quand même y domicilier votre société, mais pour une durée de 5 ans maximum. Dans ce cas, vous devez informer par écrit votre bailleur ou le syndic de propriété de votre intention. Avant l’expiration du bail de 5 ans, votre nouvelle adresse doit être déclarée au Greffe du Tribunal de Commerce. Si vous omettez cette procédure, votre entreprise risque la radiation du RCS.

Domicilier votre entreprise dans le local dédié à l’activité

Quel que soit votre type d’entreprise, vous pouvez utiliser votre local comme adresse de domiciliation même si votre entreprise est locataire. Assurez-vous toutefois qu’aucune loi, aucune règle d’urbanisme et aucune clause de contrat ne s’y oppose. Si vous dirigez une entreprise commerciale, vous pouvez signer un contrat de bail commercial pour 9 ans. Par contre, pour une activité libérale, vous pouvez conclure un bail professionnel de 6 ans minimum.

Domiciliation dans une pépinière d’entreprise ou un espace de coworking

Choisir un local partagé par plusieurs entreprises comme siège social est également une pratique très répandue. Choisir ce type de lieu vous permet généralement de bénéficier d’équipements et de services mutualisés. Un dossier de candidature doit toutefois être déposé. Un comité examinera votre dossier. Votre entreprise doit avoir 2 ans d’existence minimum pour être éligible. Habituellement, ces établissements limitent la durée de la domiciliation à 3 ans.

Domicilier votre entreprise auprès d’une société de domiciliation

Les sociétés spécialisées en domiciliation sont également de plus en plus nombreuses. Les sociétés de domiciliation proposent généralement un lieu situé dans quartier d’affaires ou une zone huppée. Ce qui constitue un avantage pour l’image de votre entreprise. Si cette option vous intéresse, deux possibilités se présentent à vous :

• s’installer dans des locaux loués : vous devez signer un contrat de domiciliation d’une durée minimale de 3 mois avec le domiciliataire. Ce dernier doit être immatriculé au RCS sauf s’il s’agit d’une personne morale de droit public. Vous devez vous engager à utiliser uniquement les locaux comme siège social de votre entreprise. Ce contrat de domiciliation écrit doit être présenté lors de votre immatriculation au RCS et doit mentionner le nom, la dénomination sociale et les références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire.
• S’installer dans les locaux d’une autre entreprise : si l’entreprise domiciliataire n’est pas propriétaire des locaux, l’accord du bailleur est requis avant votre immatriculation. Le domiciliataire devra mettre à votre disposition les locaux pour que vous puissiez y exercer votre activité.

Le transfert de siège social d’une entreprise

Le transfert de siège social est une procédure qui consiste à changer l’adresse de domiciliation sociale d’une société. Cette décision est généralement stratégique et elle entraîne la modification des documents juridiques de l’entreprise.

Pourquoi changer de siège social ?

Certaines raisons peuvent pousser une entreprise à changer de siège social. Cela peut être un choix motivé par l’envie ou le besoin d’occuper un local plus agréable et plus prestigieux. Le transfert de siège peut également être une obligation, comme lorsqu’un bail arrive à son terme. Le transfert peut également être d’ordre organisationnel. C’est par exemple le cas lorsqu’un dirigeant doit déménager ou quitter la société alors que le siège social est à son adresse personnelle. Certaines régions françaises proposent des aides financières spécifiques qui peuvent attirer les dirigeants au point de vouloir s’y installer.

Les modalités du changement d’adresse de siège social

Cette procédure doit être réalisée auprès du Greffe du Tribunal de Commerce ou du Centre de Formalité des Entreprises (CFE). Les modalités varient en fonction de la forme juridique des entreprises.

• le changement de siège social pour les SA : dans une société anonyme, cette décision doit être prise par le Conseil d’Administration, avant une soumission à ratification pendant la prochaine Assemblée générale annuelle.
• Le transfert de siège social pour les SARL : au sein d’une société anonyme à responsabilité limitée, le transfert de siège dépend de la localité de l’ancienne et de la nouvelle adresse. Le gérant peut prendre seul la décision de changer la domiciliation de l’entreprise si le nouveau siège social se trouve dans le même département. Cependant, il devra faire ratifier sa décision par tous les associés a posteriori. En revanche, la décision doit être collective et en phase avec les conditions des assemblées générales extraordinaires si le transfert de siège social implique un changement de département.
• Changement de domiciliation pour les SAS : pour les sociétés par actions simplifiées, les statuts constitutifs prévoient à l’avance les modalités de changement de siège social. Le dirigeant doit donc s’y référer et procéder selon les conditions prévues.

Comment se déroule le transfert de siège social ?

Le changement de siège social d’une société doit se conformer à certaines formalités et suivre les étapes suivantes :

• la prise de décision (selon les conditions évoquées dans le paragraphe précédent).
• La rédaction d’un PV d’Assemblée pour acter la décision.
• La publication de la décision par le biais d’un journal d’annonces légales dans le département concerné pour informer les tiers du nouveau siège social. Si le nouveau siège social se trouve dans un autre département, il faut publier dans deux journaux d’annonces différents, l’un étant habilité à publier dans l’ancien département et l’autre dans le nouveau département.
• La mise à jour des statuts (au niveau de l’adresse).
• Montage et envoi du dossier de transfert de siège social au Greffe du Tribunal de Commerce.
• Réception d’un extrait Kbis mis à jour de la société, de la part du Greffe après traitement du dossier.

Le montage du dossier de transfert de siège

La réussite de la demande de transfert de siège social dépend du montage du dossier. Le dossier doit être complet lors de sa remise au Greffier du Tribunal de Commerce. Il doit comprendre :

• les statuts mis à jour,
• le PV d’Assemblée générale concernant le transfert de siège social,
• des justificatifs de parution dans le journal ou les journaux d’annonces légales,
• un formulaire M2 dûment signé,
• des justificatifs concernant le nouveau siège (justificatif de domicile, bail, etc.),
• la liste des sièges sociaux précédents s’il s’agit d’un transfert dans un nouveau département.

Il faudra également remettre un document permettant à un mandataire de réaliser les formalités (pouvoir) si c’est le cas.